pengertian peralatan kantor

PERALATAN KANTOR 5/11/2014 6 Comments   Peralatan atau perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin, dsb. Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi: Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas, dsb. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat dipakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting, dsb.  Penanganan perlengkapan kantor Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang digunakan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut: Pengadaan Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah di tentukan melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa, dll. Penyimpanan Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administrative (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri ). Pengeluaran Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepala unit berdasarkan bon permintaan dan harus di catat pada buku pengeluaran barang. Pemeliharaan Yaitu segala usaha yang dilakukan terus-menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai saat diperlukan. Penghapusan Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku. Fungsi peralatan kantor antara lain: sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di dalam kantor. Berikut adalah peralatannya : Mesin penghancur kertas Merupakan alat yang digunakan untuk menghancurkan kertas yang sudah tidak dipergunakan lagi. Filling Kabinet Suatu kabinet yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen perusahaan, biasanya kabinet diberi suatu kode maupun nomor, yang dimaksudkan agar mempermudah dalam penemuan kembali suatu dokumen atau arsip Perforator Alat yang digunakan untuk melubangi suatu kertas atau dokumen, biasanya alat ini digunakan untuk melubangi suatu dokumen sebelum dokumen tersebut diarsipkan atau disimpan. Mesin penghitung uang Mesin yang digunakan suatu perusahaan maupun bank untuk menghitung uang, alat ini dimaksudkan supaya lebih cepat dan labih teliti dalam menghitung uang sehingga memperkecil adanya kemungkinan salah hitung uang. Mesin Absensi Mesin ini lebih baik dipergunakan pada suatu perusahaan dengan jumlah karyawan lebih dari 100 karyawan, karena akan memepermudah untuk mengetahui presensi karyawan. Cash Box Suatu kotak yang dipergunakan perusahaan untuk menyimpan uang, kotak ini disertai kunci ataupun kode supaya hanya orang tertentu yang bisa membuka sehingga dapat mengantisipasi pencurian. Map Arsip Lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Guide Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Stapler Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Numerator Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Kotak/box Kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Alat sortir  Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Label  Alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Tickler file  Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Cardex (card index) cabinet  Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Microfilm  Suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Komputer Rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan. Flashdisk Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya.